BR@IN UNOESC: REPOSITÓRIO DIGITAL INTELIGENTE DE PROCESSOS INSTITUCIONAIS COM SUPORTE DE IA

Resumo

A gestão do conhecimento tem se consolidado como um elemento estratégico nas instituições de ensino superior, especialmente diante das demandas por eficiência administrativa, inovação e sustentabilidade. Na Universidade do Oeste de Santa Catarina (Unoesc), identificou-se que os processos institucionais estavam dispersos em documentos impressos, arquivos digitais sem padrão e conhecimentos tácitos concentrados em colaboradores experientes. Essa fragmentação resultava em dificuldades para novos integrantes, retrabalho recorrente e forte dependência de saberes empíricos. Como resposta, foi concebido o Br@in Unoesc, um repositório digital inteligente de processos institucionais com suporte de inteligência artificial (IA), destinado à centralização, organização e disponibilização de informações de forma inovadora e responsiva. A iniciativa apoia-se na integração entre tecnologia, governança e cultura organizacional, fortalecendo práticas de gestão baseadas em dados, transparência e tomada de decisão informada. O objetivo deste estudo é apresentar o desenvolvimento e a aplicabilidade do Br@in Unoesc, avaliando sua contribuição para a modernização da gestão institucional e a preservação da memória organizacional. A metodologia utilizada foi o Design Thinking, que privilegia a empatia com os usuários, a definição clara de problemas e a construção colaborativa de soluções. Foram aplicadas ferramentas como POEMS (análise e contexto do problema), CSD (certezas, suposições e dúvidas) e Mapa de Empatia, possibilitando diagnosticar a realidade institucional e alinhar expectativas. O projeto contou com a participação de diferentes setores da Unoesc, com destaque para a equipe de Tecnologia da Informação, responsável por viabilizar sua sustentação técnica. A análise abrangeu aspectos culturais, técnicos e institucionais, incluindo desafios de governança, custos de implantação, protocolos de atualização e estratégias de engajamento de gestores e usuários. Os resultados apontam para a criação de um repositório digital centralizado capaz de integrar documentos, normas e fluxos administrativos, incorporando recursos de IA aplicados à busca inteligente, curadoria automatizada e padronização de metadados. O sistema foi projetado como uma estrutura dinâmica, em constante atualização, promovendo aprendizagem organizacional e reduzindo perdas de conhecimento. Entre os desafios identificados, destacam-se a necessidade de governança clara, a atualização contínua de conteúdos, o engajamento dos usuários frente a resistências culturais, a conformidade com a LGPD e a sustentabilidade técnica e financeira a longo prazo. Conclui-se que o Br@in Unoesc se configura não apenas como uma ferramenta tecnológica, mas como uma estratégia institucional de transformação administrativa. Sua concepção demonstra o potencial da associação entre IA e gestão do conhecimento para fortalecer governança, estimular a colaboração e preservar a memória institucional, consolidando-se como modelo de inovação em instituições de ensino superior.